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Un dossier regroupe les réunions d’un même projet, d’une équipe ou d’un client. Sa page sert d’espace projet : où en est le sujet, ce qui reste ouvert, l’ordre du jour de la prochaine réunion et l’historique des réunions.

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Ouvrir vos dossiers

  • Sur l’accueil, le bloc « Vos dossiers » affiche jusqu’à six dossiers récemment actifs. Cliquez sur une carte pour ouvrir la page du dossier, ou sur « Tous les dossiers » pour ouvrir la vue Dossiers.
  • Dans la palette (), choisissez Dossiers, ou tapez le nom d’un dossier.
La vue Dossiers affiche à gauche l’arborescence de vos dossiers. Chaque dossier montre son icône et son nombre de réunions, sous-dossiers compris.
  • Cliquez sur le chevron pour déplier un dossier : ses sous-dossiers apparaissent d’abord, puis ses notes, les plus récentes en tête. Au-delà de cinq notes, « … N autres » ouvre la page du dossier.
  • Cliquez sur le nom d’un dossier pour ouvrir sa page, ou sur une note pour l’ouvrir dans un onglet.
  • Filtrez la liste avec « Rechercher des dossiers… ». Les dossiers parents restent ouverts.
  • Créez un dossier avec le bouton « Nouveau dossier » (+), en haut de la colonne. La flèche à sa gauche (« Aller à l’accueil ») ramène à l’accueil.
Syntheo mémorise les dossiers dépliés. Au clavier, utilisez les flèches haut et bas pour parcourir l’arborescence, la flèche droite pour déplier, la flèche gauche pour replier, et pour ouvrir.

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Ranger une note

Vous choisissez le dossier d’une note à plusieurs endroits :
  • À l’étape Préparer, dans la fiche de la note, le champ « Dossier » affiche le dossier de la note, ou « Choisir un dossier » si elle n’est pas rangée. Cliquez dessus pour rechercher un dossier ou en créer un (« Rechercher ou créer un dossier »).
  • Sur l’accueil, dans la liste « Reprendre », chaque note affiche la pastille de son dossier. Une note non rangée propose « Ranger », qui ouvre le même sélecteur.
  • En haut à droite d’une note, à côté du menu •••, le sélecteur de dossier reste disponible à toutes les étapes.
Si un dossier contient déjà une note du même titre, le sélecteur le propose en tête, sous « Suggéré », avec la mention « même titre ». La comparaison ignore la casse, les accents, la ponctuation, les dates et les numéros. Syntheo ne range jamais une note sans votre clic.

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La page d’un dossier

L’en-tête affiche le nom du dossier, son icône et le nombre de réunions, avec la date de la première et de la dernière. Modifiez le nom directement dans l’en-tête, et choisissez une autre icône en cliquant dessus. Deux boutons agissent sur le dossier :
  • « Demander au dossier » () ouvre le chat avec ce dossier pour contexte. Voir Discuter avec vos réunions.
  • « Nouvelle note dans ce dossier » crée une note déjà rangée et l’ouvre à l’étape Préparer.
Le menu ••• propose « Supprimer ». Les notes restent dans « Toutes les notes » ; le dossier, ses sous-dossiers et leurs fichiers joints sont supprimés. La colonne de droite regroupe :
  • « Contexte » : le sujet habituel de ces notes, en texte libre ;
  • « Modèle de compte rendu » : le modèle par défaut du dossier (voir Choisir un modèle par dossier) ;
  • « Matériels » : les fichiers joints au dossier. Cliquez sur « Ajoutez un fichier » pour en ajouter un.
Quand la fenêtre est étroite, ces blocs passent sous le reste de la page. Essayez la vue Dossiers ci-dessous : dépliez « Clients » avec son chevron (1) ou au clavier, ouvrez un dossier, puis, sur la page de « Produit », cliquez sur « Proposer » (3) : l’ordre du jour a été modifié à la main, Syntheo demande confirmation. L’en-tête (2) porte « Demander au dossier » et « Nouvelle note dans ce dossier » ; « Mettre à jour » (4) intègre au fil rouge les réunions qu’il ne couvre pas encore ; la colonne de droite (5) regroupe le contexte, le modèle de compte rendu et les matériels.

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Prochaine réunion

En tête de la page, le bloc « Prochaine réunion » prépare la réunion suivante du projet.
  1. Cliquez sur « Proposer ». Votre serveur de synthèse rédige un ordre du jour de 3 à 7 points à partir des points ouverts, des décisions à confirmer et des tâches non faites du dossier. Chaque point renvoie à la réunion d’où il vient.
  2. Modifiez l’ordre du jour comme une note. Syntheo le conserve sur votre ordinateur.
  3. Cliquez sur « Préparer la note ». Syntheo crée la note de la prochaine réunion, rangée dans le dossier, avec le titre le plus fréquent des dernières réunions, les participants habituels et l’ordre du jour dans vos notes. La note s’ouvre à l’étape Préparer.
Si vous avez modifié l’ordre du jour à la main, une nouvelle proposition demande confirmation : « Une nouvelle proposition remplace vos modifications de l’ordre du jour. » Choisissez « Remplacer » ou « Annuler ». Depuis une note rangée dans un dossier, « Demander à la note » () propose aussi « Préparer l’ordre du jour de la prochaine réunion. ». Cette suggestion ouvre le bloc « Prochaine réunion » du dossier et lance la proposition s’il n’y a pas encore d’ordre du jour.

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Fil rouge du projet

Le fil rouge résume où en est le projet : l’état du sujet, puis les « Décisions », les « Points ouverts » et les « Tâches non faites ». Chaque élément renvoie à la réunion d’où il vient.
  • Cliquez sur « Mettre à jour » pour que votre serveur de synthèse intègre les réunions que le fil rouge ne couvre pas encore. Le bouton reste inactif quand le fil rouge est à jour.
  • La pastille « à jour jusqu’au … » indique la dernière réunion couverte, suivie du nombre de réunions arrivées depuis.
  • Modifiez le fil rouge comme une note, et cochez les tâches faites. Une mise à jour ajoute de nouveaux éléments et marque les points tranchés, sans réécrire vos corrections.
Le fil rouge et l’ordre du jour se rédigent à partir des comptes rendus : ils sont disponibles dès qu’une réunion du dossier a un compte rendu. Sans serveur de synthèse configuré, « Proposer » et « Mettre à jour » restent inactifs. Voir Configurer la transcription et l’IA.

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Réunions

Le bloc « Réunions » liste les réunions du dossier et de ses sous-dossiers, les plus récentes d’abord, avec une ligne tirée de leur compte rendu. Cliquez sur un titre pour ouvrir la note. « Voir les N réunions précédentes » affiche le reste de l’historique.

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Chercher dans un dossier

Dans la palette (), surlignez un dossier, puis appuyez sur (« Tab : chercher dedans ») : le dossier devient un filtre et la recherche se limite à ce dossier et à ses sous-dossiers. La palette propose alors deux actions :
  • « Demander au dossier » ouvre une nouvelle conversation qui mentionne le dossier et reprend le texte saisi. Rien n’est envoyé avant que vous validiez.
  • « Nouvelle note dans ce dossier » crée une note déjà rangée.
Pour sortir du dossier, appuyez sur dans le champ vide, ou retirez la pastille du dossier. Voir Retrouver une note. Dans la reproduction ci-dessous, « quota » est déjà tapé et le dossier « Roadmap » est proposé en tête : appuyez sur pour chercher dedans, puis sur pour en sortir.