Enregistrer une réunion

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Avant de commencer

Syntheo a besoin d’un serveur de transcription en temps réel configuré dans Paramètres → Transcription. Sans lui, l’écoute ne démarre pas. Pour obtenir un compte rendu, configurez aussi un serveur de synthèse dans Paramètres → Synthèse. Voir Configurer la transcription et l’IA.

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Une note en trois étapes

Une note de réunion est un document vivant. Elle passe par trois étapes sans changer d’écran. La capsule en bas de la fenêtre affiche l’étape en cours et la seule action utile du moment : Essayez la capsule : cliquez sur « Commencer l’écoute », coupez le micro ou le son système, mettez en pause, puis « Terminer ». Les repères désignent les étapes (1), les actions de la capsule (2) et le contenu de la note (3).

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Préparer la réunion

1. Sur l’accueil, cliquez sur « Démarrer une réunion » (). Une nouvelle note s’ouvre à l’étape Préparer.
2. Saisissez le titre en haut de la note.
3. Remplissez la fiche :
   • « Dossier » : le dossier où ranger la note. Cliquez sur « Choisir un dossier » pour rechercher un dossier ou en créer un. Si un dossier contient déjà une note du même titre, Syntheo le propose en tête, avec la mention « même titre ». Voir Dossiers et projets.
   • « Type » : le type de réunion, c’est-à-dire le modèle de compte rendu. Cliquez dessus, tapez quelques lettres dans « Rechercher un type de réunion », puis choisissez un modèle. « Automatique » laisse Syntheo structurer le compte rendu lui-même. Si le dossier de la note a un modèle par défaut, l’entrée par défaut affiche ce modèle, par exemple « Point projet / Sprint — modèle du dossier ». « Gérer les modèles » ouvre l’éditeur de modèles.
   • « Participants » : ajoutez les personnes présentes.
   • « Écoute » : rappelle les sources captées (« Micro », « Son de l’ordinateur ») et vos langues parlées.
4. Notez ce que vous voulez retenir dans la zone de notes.

Le type de réunion choisit le modèle du futur compte rendu. Il ne modifie pas ce que vous avez déjà écrit. Une note créée depuis la page d’un dossier, avec « Nouvelle note dans ce dossier » ou « Préparer la note », arrive déjà rangée. « Préparer la note » remplit aussi le titre, les participants habituels et l’ordre du jour proposé : voir Prochaine réunion. « Annuler » vous ramène à l’écran précédent.

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Démarrer l’écoute

Cliquez sur « Commencer l’écoute » dans la capsule, ou appuyez sur . Ailleurs dans l’application, ce raccourci crée une nouvelle note et lance l’écoute. Syntheo capte votre microphone et l’audio système de l’ordinateur. Il ne rejoint pas la réunion comme participant : les autres personnes ne voient pas de robot dans l’appel.

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Choisir le micro et la sortie captée

Ouvrez Paramètres → Réunions, section « Audio » : Dans la reproduction ci-dessous, changez la sortie captée : la ligne « Capturé en ce moment : » suit votre choix. La sortie « Écouteurs Bluetooth », débranchée, montre la mention « (indisponible — sortie par défaut utilisée) ».

• « Microphone » : le micro qui capte votre voix ;
• « Son système » : la sortie dont Syntheo transcrit le son, c’est-à-dire celle où vous entendez les autres participants (casque, haut-parleurs, HDMI…).

Chaque ligne affiche le niveau sonore en direct. « Sortie par défaut actuelle » suit la sortie par défaut du système. Si la sortie choisie est débranchée, la liste l’indique « (indisponible — sortie par défaut utilisée) » et Syntheo capte la sortie par défaut. « Capturé en ce moment : » donne la sortie réellement captée. Si aucune sortie n’est détectée, branchez un casque ou des haut-parleurs, puis cliquez sur « Rechercher à nouveau ». Votre choix s’applique au démarrage de l’écoute. Pendant l’écoute, si la sortie captée change, par exemple quand vous branchez ou débranchez un casque, Syntheo l’indique sans interrompre la capture : « Son système : le casque a été débranché, Syntheo capte maintenant … ». La ligne « Son système » existe sous Linux et Windows. Au démarrage, Syntheo affiche un rappel pour informer les participants que la réunion est transcrite. Vous pouvez le désactiver dans Paramètres → Réunions avec « Rappeler aux participants l’enregistrement ».

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Pendant la réunion

Écrivez librement dans la colonne principale. Vos notes peuvent rester brouillonnes : le compte rendu s’appuie à la fois sur la conversation et sur vos notes. La transcription défile dans la marge de droite. Syntheo distingue votre voix (microphone) de celle des autres participants (audio système). Si votre serveur de transcription renvoie des locuteurs, Syntheo les affiche aussi ; vous pourrez les renommer ensuite. Si la fenêtre est trop étroite, la marge est masquée. La capsule affiche le temps d’écoute et le niveau sonore.

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Couper le micro ou le son système

Pendant l’écoute, la capsule propose deux bascules entre le niveau sonore et « Mettre en pause » :

• le micro, avec ;
• le son système, avec .

Une source coupée apparaît sur fond rouge, avec une icône barrée. L’infobulle indique l’action, par exemple « Couper le micro » ou « Rétablir le son système ». Ce qui est dit sur une source coupée n’est pas transcrit, mais l’écoute continue : le temps d’écoute défile et la connexion au serveur de transcription reste ouverte. L’état coupé est conservé même si la transcription se reconnecte. Les raccourcis fonctionnent dans la fenêtre de Syntheo, y compris dans une note détachée, et n’ont aucun effet hors écoute. Si vous coupez les deux sources, Syntheo affiche « Le micro et le son système sont coupés : plus rien n’est transcrit. » avec « Mettre en pause » et « Rétablir le micro ». Le message disparaît dès qu’une source revient. L’audio n’est jamais écrit sur le disque : il reste en mémoire le temps d’être envoyé à votre serveur de transcription.

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Si la transcription s’interrompt

Si la connexion au serveur de transcription se coupe, Syntheo continue de capter l’audio. En bas de la marge, un message l’indique, par exemple « Transcription en direct en pause : vous êtes hors ligne. Aucun audio n’est conservé : ce passage manquera à la transcription. Reconnexion… ». Quand le flux revient, Syntheo affiche brièvement « Transcription en direct reprise. ». Comme l’audio n’est pas conservé, le passage manqué ne peut pas être rattrapé : la transcription indique un trou daté, par exemple « Transcription interrompue 14:32–14:35 ». Voir Dépannage.

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Faire une pause

Pour une pause pendant la réunion, cliquez sur « Mettre en pause » dans la capsule. Syntheo ferme le microphone et l’audio système : plus rien n’est capté ni envoyé à votre serveur de transcription. La capsule affiche « En pause » et le temps d’écoute s’arrête. Cliquez sur « Reprendre l’écoute » pour continuer dans la même note. La nouvelle capture s’ajoute à la transcription, qui reste continue, et le temps d’écoute reprend là où il s’était arrêté. Vous pouvez mettre en pause et reprendre autant de fois que nécessaire. La pause ne termine pas la réunion : le compte rendu n’est rédigé qu’à « Terminer ». Pendant la pause, la palette () propose aussi « Reprendre l’écoute ». Pendant l’écoute, elle propose « Mettre en pause l’écoute ». Aucun raccourci clavier dédié n’existe, pour éviter une pause involontaire. Si vous fermez la note pendant la pause, la réunion reste en pause : la barre flottante affiche « En pause » avec « Reprendre » et « Terminer ». Si vous quittez Syntheo pendant la pause, la réunion se termine sans compte rendu et la transcription est conservée. À la réouverture, la capsule de la note propose « Reprendre l’écoute » ou « Générer le compte rendu ». Sur macOS, la barre flottante reste masquée pendant la pause : reprenez l’écoute depuis la note ou depuis la palette (). Cette limite est suivie dans l’issue 409.

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Garder les commandes à portée de main

Si « Afficher la barre flottante » est activé dans Paramètres → Réunions (c’est le cas par défaut), une pastille compacte vous permet de piloter l’écoute sans rouvrir la fenêtre principale. Elle affiche, de gauche à droite :

• un point rouge pulsant et la durée d’écoute (pauses exclues) ; cliquez sur la durée pour revenir à la note dans la fenêtre principale ;
• le niveau sonore ;
• la bascule du micro, synchronisée avec celle de la capsule ;
• « Pause » et « Terminer ».

En pause, la pastille affiche « En pause », « Reprendre » et « Terminer ». Si la capture rencontre un problème, une icône d’alerte remplace le niveau sonore : ouvrez Syntheo pour réessayer ou changer d’appareil. La pastille ne propose ni bascule du son système, ni transcription en direct : utilisez la capsule de la note. La pastille s’ouvre en bas au centre de l’écran. Pour la déplacer, faites-la glisser par n’importe quelle zone hors de ses boutons. Sous Wayland, avec un compositeur qui gère les calques (Hyprland, sway, KDE Plasma), elle reste ancrée en bas de l’écran et ne se déplace pas. Sous GNOME et X11, elle se comporte comme une fenêtre ordinaire. Pendant une capture, vous pouvez aussi choisir « Ouvrir le panneau flottant » dans le menu ••• de la note.

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Terminer la réunion

Cliquez sur « Terminer » dans la capsule, pendant l’écoute ou pendant une pause. Syntheo finalise la transcription (« Finalisation… »), puis passe à l’étape Synthèse. Il rédige le compte rendu si un serveur de synthèse est configuré. Pour une simple interruption, préférez « Mettre en pause » (voir Faire une pause). Si la conversation reprend après « Terminer » et que la note n’a pas encore de compte rendu, cliquez sur « Reprendre l’écoute » dans la capsule. Pour relire, corriger et exporter la note, voir Notes, comptes rendus et transcriptions.

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Partir d’un enregistrement existant

Pour une conversation enregistrée ailleurs, ouvrez une note vide, cliquez sur le menu •••, puis choisissez « Téléverser un audio » ou « Téléverser un transcript ». Voir Importer un enregistrement. Pour la détection de réunion, l’arrêt automatique et les autres automatismes, voir Automatiser la capture.